Event Management
Eventmanagement und operative Unterstützung.
Sie wählen den Umfang: Gesamtsteuerung, Verstärkung Ihres Teams bei Teilaufgaben oder Koordination der technischen Gewerke. Bereits beauftragte Dienstleister und Partner binden wir in die Koordination ein.
Für Unternehmen, Verbände, Gemeinden und Veranstalter.
Module
Drei Module zur Auswahl
Jedes Modul ist einzeln beauftragbar; Inhalte lassen sich kombinieren.
Gesamtsteuerung
Wir steuern das gesamte Projekt im vereinbarten Umfang.
Geeignet, wenn …
Sie möchten eine Veranstaltung durchführen und Planung und Koordination aus einer Hand vergeben.
Vereinbarte Aufgaben
- Projektmanagement mit Zeit-, Budget- und Ressourcenplanung
- Auswahl und Koordination von Dienstleistern, Künstlern und Ausstellern
- Flächen- und Infrastrukturplanung mit den Fachunternehmen
- Steuerung vor Ort während der Veranstaltung
- Kommunikation, wenn beauftragt
Arbeitsergebnisse
- Projekt- und Zeitplan mit Meilensteinen
- Budgetplanung und laufende Fortschreibung
- Dienstleister- und Partnerübersicht
- Ablauf- und Regieplan
- Abschlussbericht mit Empfehlungen
Ihre Rolle und Entscheidungen
- Freigabe von Konzept, Budget und Programm
- Beauftragung der Dienstleister nach vereinbartem Modell
- Veranstalterrolle und Anträge bei den Behörden
Unterstützung bei Teilaufgaben
Wir verstärken Ihr Team bei klar definierten Aufgaben.
Geeignet, wenn …
Sie haben ein eigenes Team und brauchen für bestimmte Aufgaben zusätzliche Kapazität oder Erfahrung.
Vereinbarte Aufgaben
- Projektkoordination in Teilbereichen
- Ausstellermanagement von der Ansprache bis zur Platzierung
- Koordination von Dienstleistern
- Künstlerbetreuung
- Ablaufplanung und Aufgabensteuerung
- Operative Leitung vor Ort, wenn vereinbart
Arbeitsergebnisse
- Aufgaben- und Zuständigkeitsliste
- Aussteller- bzw. Dienstleisterübersicht mit Status
- Ablaufplan für die übernommenen Bereiche
- Kurzbericht zum Abschluss
Ihre Rolle und Entscheidungen
- Festlegung, welche Aufgaben wir übernehmen
- Abstimmung mit Ihrer Projektleitung zu festen Terminen
- Die Gesamtverantwortung für die Veranstaltung bleibt bei Ihnen
Technische Koordination
Wir koordinieren technische Leistungen mit spezialisierten Fachunternehmen.
Geeignet, wenn …
Ihre Veranstaltung braucht Bühne, Technik, Energie oder temporäre Strukturen, und Sie möchten eine zentrale Koordination für diese Gewerke.
Vereinbarte Aufgaben
- Leistungsbeschreibungen und Angebotsanfragen
- Bühne, Ton und Licht
- Energie und temporäre Strukturen
- Sanitäranlagen und Logistik
- Abstimmung mit Sicherheitsdienstleistern
- Auf- und Abbauplanung
Arbeitsergebnisse
- Leistungsbeschreibungen und Angebotsvergleich
- Technischer Zeitplan für Auf- und Abbau
- Kontakt- und Schnittstellenliste der Gewerke
Ihre Rolle und Entscheidungen
- Beauftragung der Fachunternehmen
- Technische Bescheinigungen und Sicherheitskonzepte durch befugte Fachleute
- Genehmigungen durch die zuständigen Stellen
Zuständigkeiten
Klare Grenzen in jedem Modul
Den Umfang jedes Auftrags legen wir schriftlich fest. Grundsätzlich gilt:
VACANTO
Konzept, Planung, Koordination und Steuerung im vereinbarten Umfang; Vorbereitung von Unterlagen, wenn beauftragt.
Fachunternehmen und Fachleute
Technische Leistungen und Bescheinigungen sowie Sicherheitskonzepte durch befugte Fachleute.
Veranstalter und zuständige Stellen
Veranstalterrolle und Anträge; Genehmigungen erteilen ausschließlich die zuständigen Behörden.
Welche Aufgaben möchten Sie abgeben?
Nennen Sie uns Veranstaltung, Zeitraum und die gewünschten Aufgaben – wir sagen Ihnen, wie wir Sie unterstützen können.